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Home Page> Articolo> Pubblicato il: 29/08/2013  -  stampato il 07/12/2016


Garante della Privacy vieta al DAP di pubblicare nomi e cognomi di chi fa lavoro straordinario

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Trattamento di dati del personale della Polizia Penitenziaria - 18 luglio 2013 [2578201]

Registro dei provvedimenti
n. 358 del 18 luglio 2013

Nella riunione odierna, in presenza del dottor Antonello Soro, presidente, della dottoressa Augusta Iannini, vice presidente, della dottoressa Giovanna Bianchi Clerici e della professoressa Licia Califano, componenti, e del dottor Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la segnalazione presentata dal signor XY, concernente il trattamento di dati personali che lo riguardano effettuato dal Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Esaminate le informazioni fornite dalle parti;

Vista la restante documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dottor Antonello Soro;

 

PREMESSO

E' pervenuta a questa Autorità la segnalazione del signor XY, relativa ad un presunto trattamento illecito di dati personali a lui afferenti effettuato dal Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria.

In particolare, il signor XY ha segnalato che, in dichiarata attuazione dell'art. 10, comma 9 dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria, viene affisso mensilmente, nei locali della Segreteria e nel locale "corpo di guardia" afferenti all'Ufficio per la sicurezza personale e la vigilanza del Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustizia, l'elenco del personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria presente nella struttura nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo, e che tale elenco viene trasmesso anche alle Organizzazioni sindacali.

Il segnalante ha precisato che il personale interessato viene individuato in tale elenco per nome e cognome, mentre il citato Accordo prevede che questo debba essere indicato in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica".

Secondo il segnalante, l'indicazione nominativa del personale in detto elenco sarebbe contraria alla disciplina sulla protezione dei dati personali, come deducibile dalle "Linee guida in materia di trattamento dei dati personali dei lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate dal Garante il 14 giugno 2007.

Con nota in data 26 ottobre 2012 questa Autorità ha chiesto al citato Ufficio per la sicurezza personale e la vigilanza "di indicare il fondamento pattizio e/o normativo in base al quale gli elenchi relativi al personale che effettua lavoro straordinario, oggetto di affissione e comunicazione alle Organizzazioni Sindacali, viene redatto con l'indicazione del nominativo dei lavoratori interessati, anziché in forma aggregata ed anonima, nonché ogni altra deduzione ritenuta utile ai fini della valutazione, da parte di questa Autorità, della fondatezza della segnalazione.".

Con nota del 20 novembre 2012, inviata per conoscenza a questa Autorità, l'Ufficio per la sicurezza personale e la vigilanza ha trasmesso all'Ufficio del Capo dipartimento dell'Amministrazione penitenziaria, Ufficio per le relazioni sindacali, la citata richiesta di informazioni, al fine di fornire "diretto riscontro" a questa Autorità.

Con nota pervenuta a questa Autorità in data 7 dicembre 2012, il menzionato Ufficio per le relazioni sindacali ha fornito il riscontro richiesto.

Nella nota l'Amministrazione ha ricordato, innanzitutto, il carteggio relativo alla segnalazione effettuata dal XY alla stessa Amministrazione sulla questione in oggetto, in merito alla quale, con nota in data 6 settembre 2012, quest'ultima ha sostenuto l'impossibilità "di disattendere unilateralmente la norma pattizia per le motivazioni analitiche contenute nella ministeriale del 21 giugno 2012, prot. 236788". Del resto, si precisa nella nota, "dal 24.03.2004, data di sottoscrizione dell'Accordo Nazionale Quadro tuttora vigente (contratto di II livello), stipulato ai sensi dell'art. 24 del D.P.R. 164/2002, i prospetti concernenti le prestazioni di lavoro straordinario svolte dal personale del Corpo di Polizia Penitenziaria sono forniti in via riservata ai responsabili delle Organizzazioni Sindacali rappresentative di settore con l'indicazione dei nominativi e con il richiamo al rispetto della legislazione in materia di riservatezza delle informazioni di cui alla Legge 675/96 e successive disposizioni correttive e integrative.

Si fa presente che con le stesse modalità vengono fornite tutte le comunicazioni che contengono dati sensibili del personale (mobilità ordinaria, interpelli, esiti concorsi interni, ecc.).

Il parere espresso da questo Ufficio pertanto trova la sua ragionevolezza nel richiamo, avuto riguardo alla richiesta del dipendente, al consenso dell'interessato ad effettuare prestazioni di lavoro straordinario con riferimento al carattere residuale di dette prestazioni nell'ambito dell'organizzazione del lavoro.".
L'Amministrazione, inoltre, richiama alcune disposizioni dell'Accordo nazionale quadro in tema di trasparenza nei rapporti sindacali: l'art. 5, comma 6, che prevede il diritto delle Organizzazioni sindacali di prendere visione, in occasione dell'effettuazione di visite sui luoghi di lavoro, del "foglio di servizio" di cui all'art. 30 del d.P.R. 15 febbraio 1999, n. 82, nonché della programmazione mensile o copia dei cosiddetti "brogliacci", e l'art. 8, comma 6, che prevede l'esposizione del "foglio di servizio", per l'intera durata di vigenza, nell'apposito albo ubicato in luogo tale da garantirne la riservatezza.

L'Amministrazione rileva, altresì, che, ai sensi dell'art. 30, comma 2, del richiamato d.P.R. n. 82/1999, recante il "Regolamento di servizio del Corpo di Polizia Penitenziaria", il citato "foglio di servizio", predisposto dal comandante del reparto, approvato dal direttore ed esposto poi nell'apposito albo, situato in luogo tale da garantirne la riservatezza, deve contenere il cognome, il nome e la qualifica del personale, il tipo del servizio e il posto in cui deve essere svolto, l'indicazione degli orari di inizio e termine, l'uniforme prevista e l'eventuale armamento e può contenere istruzioni di carattere individuale o generale, e che tutto il personale ha l'obbligo di prenderne visione.

Vengono, altresì, riportate, a titolo di esempio, "alcune delle comunicazioni, contenenti dati sensibili, che ritualmente vengono inviate da questo Dipartimento ai responsabili nazionali delle Organizzazioni Sindacali rappresentative del personale del Corpo di Polizia Penitenziaria.".

Infine, l'Amministrazione osserva che "il personale del Corpo di Polizia Penitenziaria appartiene al Comparto Sicurezza e le norme contrattuali che disciplinano le relazioni sindacali impongono all'Amministrazione di fornire l'informazione su tutte le materie di interesse del personale. Sulle materie indicate negli artt.25 e 27 D.P.R. 164/2002, come confermati dal D.P.R. 170/2007 e D.P.R. 51/2009, l'Amministrazione è tenuta altresì a svolgere l'esame congiunto con la parte sindacale previsto dall'art.26, comma 1, D.P.R. 164/2002.".

Con nota in data 26 febbraio 2013 l'Autorità ha richiesto al citato Ufficio per la Sicurezza personale e la vigilanza ulteriore documentazione, opportunamente anonimizzata e con indicazione del significato delle abbreviazioni o dei termini tecnici eventualmente contenuti nei documenti. In particolare:

1. copia di un esemplare del "foglio di servizio" di cui all'art. 30 del d.P.R. n. 82/1999;

2. copia di un esemplare della programmazione mensile e dei cosiddetti "brogliacci" citati nell'art. 5 dell'Accordo nazionale quadro del personale del Corpo di Polizia Penitenziaria, stipulato ai sensi dell'articolo 3, 7° comma, del decreto legislativo 12 maggio 1995, n. 195 e dell'articolo 24 del d.P.R. 18 giugno 2002, n. 164, relativi allo stesso periodo di riferimento del foglio di servizio di cui al punto 1;

3. copia di un esemplare del prospetto relativo al personale nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, di cui all'art. 10, comma 9, del citato Accordo nazionale quadro, relativo allo stesso periodo di riferimento del foglio di servizio di cui al punto 1.

Con nota dell'11 marzo 2013 il Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria ha trasmesso la documentazione richiesta.

Tutto ciò premesso, ai sensi dell'art. 11, comma 3, del Regolamento del Garante n. 1/2007, l'Autorità, con nota in data 14 marzo 2013, ha comunicato al Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria ed al signor XY l'avvio del procedimento amministrativo funzionale all'adozione di un provvedimento del Collegio del Garante, avente ad oggetto la valutazione della conformità alla disciplina in materia di protezione dei dati personali del trattamento dei dati del segnalante consistente nell'affissione mensile, nei locali della Segreteria e nel locale "corpo di guardia", dell'elenco del personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo, e della successiva trasmissione dell'elenco alle Organizzazioni sindacali, il tutto con l'indicazione del personale interessato per nome e cognome, anziché in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica", come prescrive l'art. 10, comma 9 dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria.

Con la medesima nota è stato fissato al 15 aprile 2013 il termine per prendere visione degli atti del procedimento, depositare memorie e documenti e chiedere di essere sentiti.

Con nota in data 15 aprile 2013 il Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria, nel richiamare quanto già esposto con precorsa corrispondenza, ha trasmesso, "a titolo dimostrativo, copia di un esemplare del foglio di servizio (mod. 14/A) in possesso di un'Organizzazione Sindacale di settore attraverso la richiesta formulata alla Direzione dell'Istituto o Servizio, nonché taluni atti relativi alla modalità di trasmissione di detti dati.".

 

OSSERVA

In punto di fatto, dalla documentazione acquisita è risultato che, effettivamente, l'Amministrazione penitenziaria, nell'ambito della gestione del rapporto di lavoro dei propri dipendenti, provvede all'affissione mensile, nei luoghi sopra indicati, dell'elenco contenente il nome e il cognome del personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo e, successivamente, provvede alla trasmissione dell'elenco alle Organizzazioni sindacali.

Relativamente al quadro giuridico di riferimento del suddetto trattamento dei dati personali del segnalante, occorre rilevare che il datore di lavoro pubblico può trattare i dati personali dei lavoratori nei limiti in cui ciò sia necessario per la corretta gestione del rapporto di lavoro, avendo cura di applicare le previsioni che riguardano le proprie funzioni istituzionali e il rapporto di lavoro, contenute in leggi, regolamenti, contratti e in accordi collettivi, in modo da avvalersi di informazioni personali e modalità di trattamento proporzionate ai singoli scopi.

Il Codice in materia di protezione dei dati personali, anche in attuazione di direttive comunitarie (nn. 95/46/Ce e 2002/58/Ce), prescrive che anche il trattamento da parte del datore di lavoro dei dati personali dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro avvenga, in particolare, rispettando i princìpi di necessità, di liceità e di qualità dei dati (artt. 3 e 11 del Codice), nonché attenendosi alle funzioni istituzionali proprie del titolare e applicando i presupposti e i limiti previsti da leggi e regolamenti rilevanti per il trattamento, in particolare in materia di pubblico impiego (art. 18 del Codice).

L'art. 11 del Codice stabilisce - tra l'altro - che i dati personali oggetto di trattamento debbono essere non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati (comma 1, lett. d) e che i dati personali trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali non possono essere utilizzati (comma 2).

L'art. 19, comma 3, del Codice prevede, altresì, che la comunicazione di dati personali da parte di un soggetto pubblico a privati o a enti pubblici economici e la loro diffusione da parte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento.

Le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate dal Garante il 14 giugno 2007 (pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale del 13 luglio 2007, n. 161, e reperibili sul sito del Garante, www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1417809), prevedono, altresì, che, in linea generale e salvo ipotesi previste da specifiche disposizioni legislative o regolamentari, "non è di regola lecito diffondere informazioni personali riferite a singoli lavoratori attraverso la loro pubblicazione in comunicazioni e documenti interni affissi nei luoghi di lavoro o atti e circolari destinati alla collettività dei lavoratori."( punto 6.3.).

Ulteriormente, con riferimento alle comunicazioni sindacali, al punto 5. delle citate "Linee guida" viene precisato che, "ad esclusione dei casi in cui il contratto collettivo applicabile preveda espressamente che l'informazione sindacale abbia ad oggetto anche dati nominativi del personale per verificare la corretta attuazione di taluni atti organizzativi, l'amministrazione può fornire alle organizzazioni sindacali dati numerici o aggregati e non anche quelli riferibili ad uno o più lavoratori individuabili. É il caso, ad esempio, delle informazioni inerenti ai sistemi di valutazione dell'attività dei dirigenti, alla ripartizione delle ore di straordinario e alle relative prestazioni, nonché all'erogazione dei trattamenti accessori.".

Ciò premesso, si rileva che dalle informazioni e dalla documentazione fornita dall'Amministrazione non emerge alcuna specifica fonte normativa o negoziale che preveda che gli elenchi relativi al personale che effettua lavoro straordinario, oggetto di affissione e comunicazione alle Organizzazioni sindacali, venga redatto con l'indicazione del nominativo dei lavoratori interessati, anziché in forma aggregata per categoria, come invece disposto dall'art. 10 del citato Accordo quadro.

In particolare, tale fondamento non può individuarsi, per analogia, dalle disposizioni citate dall'Amministrazione nella nota del 7 dicembre 2012, relative alle prerogative sindacali in materia di informativa, di esame congiunto, di conoscenza e conoscibilità in relazione alle questioni relative alla gestione del personale, in quanto tali disposizioni si riferiscono ad istituti diversi dallo straordinario.

In particolare, l'art. 5, comma 6 dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria prevede il diritto dei rappresentanti delle organizzazioni sindacali rappresentative di acquisire, in occasione delle visite sui luoghi di lavoro negli istituti e servizi penitenziari, copia dei fogli di servizio di cui all'art. 30 del d.P.R. 15 febbraio 1999, n.82 (Regolamento di servizio del Corpo di Polizia Penitenziaria), nonché della programmazione mensile o copia dei cosiddetti "brogliacci".

L'art. 8, comma 7 del medesimo Accordo stabilisce che "Il foglio di servizio di cui all'articolo 30 del DPR 15 febbraio 1999, n.82, deve essere predisposto almeno 7 giorni prima della fine del mese precedente e deve essere esposto, per l'intera durata di vigenza, nell'apposito albo ubicato in luogo tale da garantirne la riservatezza.".

Infine, l'art. 30, comma 2 del citato d.P.R. n. 82/1999 stabilisce che "il foglio di servizio, predisposto dal comandante del reparto, approvato dal direttore ed esposto poi nell'apposito albo, situato in luogo tale da garantirne la riservatezza, deve contenere il cognome, il nome e la qualifica del personale, il tipo del servizio e il posto in cui deve essere svolto, l'indicazione degli orari di inizio e termine, l'uniforme prevista e l'eventuale armamento e può contenere istruzioni di carattere individuale o generale, in applicazione delle disposizioni contenute negli ordini di servizio di cui all'articolo 29.".

E' agevole osservare che le citate disposizioni attengono specificamente alla conoscibilità ed affissione in albo del "foglio di servizio" e alla conoscibilità dei c.d. "brogliacci" di cui all'art. 5 dell'Accordo nazionale quadro, non già all'elenco del personale nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, disciplinato partitamente dall'art. 10 dell'Accordo il quale, a differenza di quanto previsto per gli altri istituti citati, non prevede l'indicazione nominativa del personale interessato.

Né può ritenersi che la conoscenza dei dati contenuti dell'elenco sugli straordinari del personale si verificherebbe, comunque, a seguito della legittima - perché specificamente prevista - affissione e/o trasmissione degli altri documenti sopra citati, in quanto né il "foglio di servizio", né i "brogliacci" contengono informazioni relative all'effettuazione e liquidazione di lavoro straordinario.

Occorre, infine, rilevare che, con provvedimento del Garante del 20 dicembre 2012, n. 431, adottato su ricorso presentato da un Commissario della Polizia Penitenziaria nei confronti Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustizia, il Garante ha già statuito che la disposizione di cui all'art. 10, comma 9 dell'Accordo nazionale quadro non prevede espressamente e specificamente che la trasmissione dei dati relativi alle prestazioni di lavoro straordinario debba essere effettuata in forma nominativa, consentendo solamente la comunicazione di dati in forma anonima, ed ha quindi disposto nei confronti del Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria il blocco dell'ulteriore comunicazione alle Organizzazioni sindacali dei dati personali relativi alle prestazioni di lavoro straordinario del ricorrente.

In conclusione, il trattamento dei dati personali effettuato dal Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustizia, consistente nell'affissione mensile nei locali sopra indicati e nella successiva trasmissione alle Organizzazioni sindacali dell'elenco del personale nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, deve essere dichiarato illecito, essendo il personale interessato identificato per nome e cognome, mentre l'art. 10, comma 9 dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria prevede che tale personale debba essere indicato in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica", con conseguente violazione dell'art. 11 del Codice, secondo cui i dati personali oggetto di trattamento debbono essere non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati, e dell'art. 19, comma 3, del Codice, che prevede che la comunicazione di dati personali da parte di un soggetto pubblico a privati o a enti pubblici economici e la diffusione di tali dati da parte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Ciò anche alla luce di quanto evidenziato dall'Autorità con le citate "Linee guida" del 14 giugno 2007, nelle quali si precisa che l'Amministrazione può fornire "alle organizzazioni sindacali dati numerici o aggregati e non anche quelli riferibili ad uno o più lavoratori individuabili (…) ad esclusione dei casi in cui il contratto collettivo applicabile preveda espressamente che l'informazione sindacale abbia ad oggetto anche dati nominativi del personale".

Deve essere, quindi, vietato, con effetto immediato, al Ministero della giustizia- Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, il trattamento dei dati personali consistente nell'affissione mensile e nella trasmissione alle Organizzazioni sindacali dell'elenco del personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo, con individuazione di tale personale per nome e cognome, anziché in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica", come disposto dall'art. 10 del citato Accordo quadro.

Il Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustizia dovrà dare assicurazione a questa Autorità di avere provveduto a tale adempimento entro il termine, ritenuto congruo, di trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento.

Con autonomo procedimento l'Autorità verificherà la sussistenza dei presupposti per la contestazione nei confronti del Ministero della giustizia- Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria della violazione amministrativa di cui al combinato disposto degli articoli 162, comma 2-bis e 167 del Codice, in relazione all'art. 19, comma 3, del Codice medesimo.

 

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) dichiara illecito, in relazione agli artt. 11 e 19 del Codice, anche alla luce di quanto indicato nelle "Linee guida in materia di trattamento dei dati personali dei lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico" adottate dal Garante il 14 giugno 2007, il trattamento di dati personali posto in essere dal Ministero della giustizia - Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria consistente nell'affissione mensile e nella trasmissione alle Organizzazioni sindacali dell'elenco del personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria nei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo, con individuazione di tale personale per nome e cognome, anziché in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica";

b) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d), del Codice, vieta al Ministero della giustizia - Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria, dalla data di ricezione del presente provvedimento, il trattamento dei dati personali del personale appartenente al Corpo di Polizia Penitenziaria, effettuato con le modalità descritte nel punto a);

c) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c), del Codice, dispone che il Ministero della giustizia - Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria dia assicurazione a questa Autorità di avere provveduto a tale adempimento entro il termine di trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'Autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 18 luglio 2013

 

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia